Pencatatan keuangan digital membantu pelaku UMKM menyimpan transaksi penjualan dan pengeluaran secara lebih teratur. Langkah awalnya sederhana: pisahkan transaksi usaha, pilih alat yang mudah digunakan, lalu periksa catatan secara rutin agar keputusan bisnis didasarkan pada angka yang benar.
Banyak usaha kecil mengetahui jumlah uang yang diterima setiap hari, tetapi belum mencatat berapa yang dikeluarkan untuk bahan, kemasan, pengiriman, dan kebutuhan lain. Akibatnya, uang yang masih ada di tangan dapat keliru dianggap sebagai keuntungan. Aplikasi dapat membantu menyusun informasi tersebut, asalkan setiap transaksi dimasukkan dengan benar.
Mengapa Usaha Perlu Catatan yang Teratur?
Catatan keuangan menunjukkan dari mana uang masuk dan untuk apa uang digunakan. Informasi ini berguna ketika pemilik usaha ingin mengevaluasi harga jual, menyiapkan pembelian bahan berikutnya, atau melihat apakah suatu produk menutup biaya produksinya.
Bank Indonesia juga mendorong pencatatan transaksi keuangan UMKM. Melalui aplikasi SIAPIK, BI menyediakan sarana pencatatan digital yang dapat menghasilkan laporan keuangan. Dalam kegiatan Karya Kreatif Indonesia 2026, BI menyebut pencatatan dan laporan yang lebih tertata sebagai bagian dari penguatan kesiapan UMKM untuk mengakses pembiayaan. Hal itu bukan berarti penggunaan aplikasi otomatis membuat pengajuan pembiayaan disetujui.
Bedakan omzet, biaya, dan keuntungan
Omzet adalah total nilai penjualan dalam suatu periode. Jumlah tersebut belum memperhitungkan biaya bahan, kemasan, transportasi, upah, atau pengeluaran lain. Untuk mengetahui hasil usaha, pemilik perlu mencatat biaya yang berkaitan dengan penjualan tersebut.
Sebagai contoh, saat sebuah produk terjual, catat uang yang diterima dan biaya untuk membuat serta mengirimkannya. Lakukan hal yang sama pada transaksi lain. Dengan begitu, evaluasi harga tidak hanya berpatokan pada ramai atau sepinya pesanan.
Pisahkan transaksi pribadi dari transaksi usaha
Jika uang belanja rumah tangga dan uang usaha tercampur, catatan akan sulit dibaca. Mulailah dengan menyediakan rekening, dompet digital, atau tempat penyimpanan uang yang digunakan khusus untuk usaha sesuai kemampuan. Ketika pemilik mengambil uang usaha untuk kebutuhan pribadi, catat pengambilan itu secara jelas.
Pemisahan tersebut tidak harus menunggu usaha menjadi besar. Kebiasaan sederhana ini memudahkan pemilik mengetahui dana yang tersedia untuk membeli stok dan membayar kewajiban usaha.
Memilih Aplikasi Pencatatan Keuangan Digital
Aplikasi yang tepat adalah aplikasi yang dapat digunakan secara konsisten. Fitur yang banyak tidak selalu membantu jika pemilik atau pekerja kesulitan memasukkan transaksi harian. Sebelum memilih, coba catat beberapa transaksi contoh dan lihat apakah hasilnya mudah dipahami.
Periksa pula biaya penggunaan, perangkat yang didukung, cara mengakses data, dan pilihan untuk mengunduh laporan. Jika aplikasi digunakan bersama pekerja, pahami pengaturan aksesnya agar tidak semua orang dapat mengubah seluruh catatan.
Kenali fungsi dasar yang diperlukan
Untuk memulai, usaha umumnya membutuhkan pencatatan uang masuk, uang keluar, kategori transaksi, serta ringkasan hasil. Toko dengan banyak barang mungkin memerlukan fitur persediaan, sementara usaha jasa lebih memerlukan catatan tagihan dan pembayaran pelanggan.
Tuliskan kebutuhan usaha sebelum mencoba aplikasi. Ini membantu Anda menghindari penggunaan fitur yang belum perlu dan memusatkan perhatian pada kelengkapan data dasar.
Pertimbangkan SIAPIK sebagai salah satu pilihan
SIAPIK, kependekan dari Sistem Informasi Aplikasi Pencatatan Informasi Keuangan, merupakan aplikasi yang diinisiasi Bank Indonesia untuk membantu UMKM mencatat keuangan. BI menjelaskan bahwa pencatatan transaksi melalui SIAPIK dapat menghasilkan laporan keuangan secara digital. Pelaku usaha dapat mempelajari informasi resminya di laman SIAPIK Bank Indonesia.
SIAPIK bukan satu-satunya cara untuk mulai mencatat. Lembar kerja digital yang diisi dengan disiplin juga dapat berguna bagi usaha sederhana. Pilih alat berdasarkan kebutuhan dan kemampuan mengelolanya, kemudian periksa kembali fitur yang tersedia saat akan menggunakannya.
Cara Memulai Pencatatan Harian
Jangan menunda pencatatan sampai akhir bulan. Semakin lama jarak antara transaksi dan pencatatan, semakin besar kemungkinan ada biaya kecil yang terlupa. Tetapkan waktu singkat setiap hari untuk memasukkan penjualan dan pengeluaran.
Catat transaksi dengan keterangan yang jelas
Untuk setiap transaksi, tulis tanggal, jumlah uang, jenis transaksi, dan keterangannya. Contohnya, bedakan “pembelian bahan untuk produk A” dari “pembelian perlengkapan yang dipakai berulang”. Simpan bukti pembayaran agar angka dapat diperiksa jika ada selisih.
Jika pelanggan belum membayar, jangan langsung memperlakukan tagihan tersebut sama seperti uang yang sudah diterima. Catat statusnya sesuai fasilitas aplikasi yang digunakan. Begitu pula saat usaha memiliki pembayaran kepada pemasok yang masih tertunda.
Periksa catatan dengan uang yang tersedia
Secara berkala, bandingkan catatan dengan uang tunai, saldo rekening, dan transaksi pembayaran digital. Jika tidak cocok, telusuri apakah ada penjualan yang belum dimasukkan, biaya yang tercatat dua kali, atau pengambilan pribadi yang terlewat.
Pemeriksaan ini lebih mudah dilakukan ketika jumlah transaksi belum terlalu banyak. Koreksi juga sebaiknya diberi keterangan agar pemilik memahami mengapa angka berubah.
Gunakan Laporan untuk Mengambil Keputusan
Setelah data terkumpul, lihat pola pengeluaran dan penjualan. Produk mana yang paling sering terjual? Biaya apa yang meningkat? Apakah uang yang tersedia cukup untuk membeli bahan pada periode berikutnya? Jawaban atas pertanyaan tersebut membantu usaha menentukan langkah yang realistis.
Tinjau hasil, lalu perbaiki kebiasaan mencatat
Laporan yang rapi tetap bergantung pada data yang lengkap. Bila ada transaksi yang sering terlupa, ubah alur kerja: misalnya, simpan bukti belanja di satu tempat dan catat setelah toko tutup. Bila kategori biaya terlalu banyak, sederhanakan agar mudah digunakan secara konsisten.
Pencatatan keuangan digital adalah alat untuk memahami kondisi usaha, bukan jaminan keuntungan. Mulailah dari transaksi dasar, jaga ketelitian, dan gunakan hasilnya untuk mengevaluasi keputusan bisnis. Baca artikel Teknologi Bisnis lainnya di InfoUMKM untuk menemukan cara memanfaatkan perangkat digital dalam kegiatan usaha.