Arus kas usaha dapat dikelola dengan mencatat penerimaan dan pengeluaran, menyusun jadwal pembayaran, serta memisahkan uang bisnis dari kebutuhan pribadi. Langkah ini membantu pelaku UMKM mengetahui dana yang benar-benar tersedia sebelum membeli persediaan atau mengambil keputusan pengeluaran.
Penjualan yang ramai belum tentu membuat kas selalu cukup. Sebagian pembayaran mungkin belum diterima, sementara tagihan pemasok, upah, dan kebutuhan produksi harus dibayar lebih dahulu.
Memahami Arus Kas Usaha dan Perbedaannya dengan Laba
Arus kas menunjukkan pergerakan uang masuk dan keluar dalam periode tertentu. Sementara itu, laba menggambarkan selisih pendapatan dan biaya yang diperhitungkan untuk periode tersebut.
Perbedaannya terlihat ketika pelanggan membeli secara tempo. Penjualan dapat tercatat sebagai pendapatan, tetapi uangnya belum masuk sampai pelanggan melunasi tagihan. Karena itu, pemilik usaha perlu memantau catatan laba sekaligus posisi kas.
Saldo Rekening Belum Tentu Uang yang Bebas Digunakan
Saldo rekening dapat mencakup uang muka pelanggan, tambahan modal, atau pinjaman. Uang tersebut tidak seluruhnya merupakan keuntungan yang boleh diambil untuk kebutuhan pribadi.
Misalnya, uang muka pesanan masih dibutuhkan untuk membeli bahan dan menyelesaikan produk. Jika digunakan untuk keperluan lain, pemilik usaha dapat kesulitan memenuhi pesanan meskipun sebelumnya rekening terlihat cukup.
Pisahkan Uang Pribadi dan Keuangan Bisnis
Langkah awal menjaga arus kas usaha ialah menyediakan tempat penyimpanan uang yang terpisah. Gunakan rekening khusus atau wadah kas tersendiri agar transaksi bisnis lebih mudah ditelusuri.
Pentingnya pencatatan pemasukan, pengeluaran, serta pemisahan uang pribadi dan usaha juga menjadi bagian edukasi keuangan UMKM yang dijelaskan dalam publikasi Otoritas Jasa Keuangan.
Atur Pengambilan Uang oleh Pemilik
Tentukan jadwal dan batas pengambilan uang berdasarkan kemampuan usaha. Sebelum mengambil dana, periksa kebutuhan produksi, tagihan yang segera jatuh tempo, dan saldo minimum untuk operasional.
Catat setiap pengambilan pribadi secara terpisah dari biaya usaha. Begitu pula ketika pemilik menambahkan uang pribadi sebagai modal: tuliskan sebagai tambahan modal, bukan hasil penjualan.
Pemisahan ini membantu pemilik melihat apakah usaha mampu membiayai kegiatannya sendiri atau masih membutuhkan suntikan dana.
Buat Catatan Arus Kas Usaha Setiap Hari
Catatan sederhana dapat memuat tanggal, keterangan transaksi, uang masuk, uang keluar, dan saldo. Simpan bukti pembayaran agar angka dalam catatan dapat diperiksa kembali.
Untuk pemantauan kas, catat uang ketika benar-benar diterima atau dibayarkan. Pesanan yang belum dilunasi tetap perlu dicatat dalam daftar piutang terpisah agar tidak terlupakan.
Contoh Perhitungan Kas Mingguan
Berikut ilustrasi usaha makanan rumahan. Angka ini merupakan contoh perhitungan, bukan patokan biaya atau pendapatan UMKM.
| Keterangan | Jumlah |
|---|---|
| Saldo awal minggu | Rp2.000.000 |
| Penerimaan pembayaran pelanggan | Rp3.500.000 |
| Pembelian bahan dan kemasan | Rp2.200.000 |
| Pengeluaran operasional lainnya | Rp800.000 |
| Pengambilan pribadi pemilik | Rp500.000 |
| Saldo akhir minggu | Rp2.000.000 |
Perhitungannya adalah saldo awal ditambah penerimaan, kemudian dikurangi seluruh pengeluaran. Dalam contoh tersebut, saldo akhir tetap Rp2.000.000.
Angka itu tidak menunjukkan laba mingguan. Untuk menghitung laba, diperlukan informasi tambahan, termasuk bahan yang benar-benar terpakai, persediaan tersisa, dan biaya terkait periode tersebut.
Pilih Alat Pencatatan yang Mudah Dijalankan
Buku tulis atau lembar kerja digital dapat digunakan sesuai kebutuhan. Bank Indonesia juga menyediakan SI APIK untuk membantu pencatatan dan penyusunan laporan keuangan UMKM.
Apa pun alatnya, lakukan pencocokan dengan uang tunai dan saldo rekening. Transfer antarrekening milik usaha jangan dihitung sebagai penjualan baru karena hanya memindahkan dana yang sama.
Susun Perkiraan Penerimaan dan Jadwal Pembayaran
Selain mencatat transaksi yang sudah terjadi, buat perkiraan arus kas usaha untuk beberapa minggu ke depan. Tuliskan penerimaan yang diharapkan dan kewajiban pembayaran berdasarkan tanggalnya.
Bedakan pembayaran yang sudah dikonfirmasi dengan perkiraan penjualan. Pemisahan ini membantu pemilik melihat risiko kekurangan dana jika pemasukan ternyata terlambat.
Periksa Waktu Masuknya Pembayaran
Catat tanggal jatuh tempo piutang, lalu kirim pengingat sesuai kesepakatan pelanggan. Untuk pesanan khusus, pertimbangkan uang muka dengan ketentuan yang jelas sebelum produksi dimulai.
Jika berjualan melalui platform, perhatikan kapan hasil penjualan dapat dicairkan. Nilai penjualan di dasbor belum tentu sama dengan uang yang sudah tersedia di rekening.
Pada sisi pengeluaran, susun prioritas berdasarkan kewajiban dan kebutuhan operasional. Jika perlu mengubah jadwal pembayaran pemasok, bicarakan lebih awal dan sepakati bersama.
Kendalikan Persediaan dan Siapkan Cadangan
Pembelian stok terlalu banyak dapat menahan uang dalam bentuk barang. Sebaliknya, persediaan terlalu sedikit dapat menghambat pemenuhan pesanan. Keduanya perlu dipertimbangkan saat mengatur arus kas usaha.
Gunakan catatan penjualan untuk menentukan pembelian berikutnya. Periksa pula barang yang bergerak lambat sebelum menambah stok hanya karena pemasok menawarkan potongan harga.
Tentukan Cadangan Berdasarkan Kebutuhan Nyata
Besarnya cadangan dapat disesuaikan dengan biaya operasional, kestabilan penjualan, dan lama menunggu pembayaran pelanggan. Usaha dengan penerimaan tidak menentu membutuhkan perencanaan berbeda dari usaha yang menerima pembayaran harian.
Mulailah dengan menghitung kebutuhan penting yang harus tetap dibayar saat penjualan menurun. Sisihkan dana secara bertahap sesuai kemampuan, lalu tetapkan penggunaan cadangan secara jelas.
Evaluasi Kas Sebelum Menambah Pengeluaran
Luangkan waktu setiap minggu untuk membandingkan perkiraan dan realisasi arus kas usaha. Cari penyebab selisih, seperti pembayaran pelanggan terlambat, pembelian bahan mendadak, atau pengambilan pribadi yang melebihi rencana.
Tanda yang Perlu Segera Diperiksa
Kas yang berulang kali habis sebelum tagihan jatuh tempo perlu ditelusuri. Periksa apakah masalahnya berasal dari jadwal penerimaan, persediaan menumpuk, biaya meningkat, atau penjualan yang belum menutup kebutuhan operasional.
Menjaga arus kas usaha membutuhkan kebiasaan mencatat dan keputusan pengeluaran yang terukur. Mulailah dari pemisahan uang, pemeriksaan saldo, dan jadwal pembayaran yang jelas. Baca juga artikel lain di InfoUMKM.id tentang pencatatan stok barang dan perencanaan biaya untuk membantu pengelolaan bisnis sehari-hari.